Aprende sobre el token KSEF y cómo usarlo

A medida que Polonia avanza hacia la facturación electrónica obligatoria, entender cómo funciona el Sistema Nacional de e-Facturas (KSeF) se ha vuelto esencial para las empresas y los profesionales de contabilidad. Uno de los componentes más críticos de este sistema es el token KSeF, un método de autenticación digital segura que permite a software externo comunicarse directamente con KSeF.

En este artículo, aprenderás qué es el token KSeF, cómo funciona el token de acceso KSeF y cómo generar y usar un token KSeF para una integración ERP fluida y segura.

Conclusiones Clave

• Un token KSeF es necesario para el acceso seguro a la API del sistema de e-Factura de Polonia.

• Los tokens KSeF 2.0 son obligatorios para integraciones de ERP a partir del 1 de febrero de 2026.

• Los tokens no expiran, pero deben ser almacenados y protegidos cuidadosamente.

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¿Qué es un token KSeF?

Un token KSeF es un código alfanumérico de 40 caracteres utilizado para la autenticación digital dentro del Sistema Nacional de e-Facturas de Polonia. En términos simples, actúa como una clave de acceso segura que permite a los sistemas de contabilidad o ERP emitir y recibir facturas sin necesidad de iniciar sesión manualmente cada vez.

Si estás buscando qué es el token KSeF o czym jest token KSeF, la respuesta es sencilla: es un token dostępu KSeF que reemplaza inicios de sesión repetitivos y garantiza una comunicación segura con los sistemas del Ministerio de Finanzas.

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Cómo funciona la autenticación digital del token KSeF

La autenticación digital del token KSeF se basa en el acceso API basado en tokens. En lugar de utilizar un Perfil de Confianza (Profil Zaufany) o una firma cualificada para cada sesión, el sistema ERP se autentica a sí mismo utilizando el token.

Aquí está cómo funciona el token KSeF en la práctica:

• El token identifica su empresa y los permisos asignados.

• Cada solicitud de API es verificada por KSeF utilizando el token.

• Solo se permiten acciones autorizadas, como la emisión o descarga de facturas.

Este método mejora la seguridad, la automatización y la fiabilidad del sistema.

Token de acceso KSeF en KSeF 2.0

Con la introducción de KSeF 2.0, los tokens de acceso desempeñan un papel aún más importante. Los tokens generados para KSeF 1.0 no funcionarán en el nuevo sistema.

Datos clave sobre el token de acceso KSeF en la versión 2.0:

• Requerido para el lanzamiento obligatorio de la facturación el 1 de febrero de 2026

• Disponible desde el 10 de diciembre de 2025

• Esencial para flujos de trabajo automatizados de ERP y contabilidad

Sin un token válido, las facturas no pueden ser enviadas, recibidas o confirmadas (UPO).

Cómo Generar el Token KSeF

Si estás buscando cómo generar un token KSeF o jak wygenerować token KSeF, sigue estos pasos:

• Inicie sesión en el portal KSeF utilizando un Perfil de Confianza o una Firma Calificada.

• Ve a la sección de Tokens (Tokeny) en el menú lateral.

• Seleccione Generar token (Generuj token)

• Asignar permisos como:

  • Acceso a facturas

  • Emitir facturas

• Confirmar generación de token

• Copia y guarda el token de forma segura inmediatamente.

El token se muestra solo una vez y no se puede recuperar más tarde.

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Cómo usar un token KSeF en sistemas ERP

Saber cómo utilizar el token KSeF es especialmente importante para los equipos de ERP y contabilidad.

Una vez generado:

• Pega el token en tu ERP o software de contabilidad.

• Configura las funciones de envío y recepción de facturas.

• Prueba la conexión para asegurar la autorización exitosa

Los tokens se utilizan comúnmente por firmas de contabilidad que gestionan múltiples clientes y por empresas que dependen de procesos de facturación automatizados.

Seguridad y Mejores Prácticas

Porque un Token KSEF funciona como una contraseña, la seguridad es crítica:

• Nunca compartas el token con usuarios no autorizados.

• Almacénalo en un gestor de contraseñas seguro o en una bóveda encriptada.

• Revocar tokens inmediatamente si se sospecha una violación.

• Limitar los permisos solo a lo que es necesario

Un token comprometido puede exponer datos de facturación y interrumpir las operaciones comerciales.

Conclusión

El token KSeF es un elemento fundamental del ecosistema de facturación electrónica de Polonia. Desde la autenticación digital hasta la automatización de ERP, permite un intercambio de facturas seguro, rápido y confiable. A medida que KSeF 2.0 se vuelve obligatorio, comprender cómo funciona el token KSeF y cómo generar y usar un token de acceso KSeF ya no es opcional: es una necesidad para el cumplimiento y la eficiencia operativa.

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Preguntas Frecuentes

¿Qué se utiliza un token KSeF?

Permite que los sistemas ERP envíen y reciban facturas de forma segura a través de la API KSeF.

¿Un token KSeF expira?

No, los tokens de KSeF no expiran a menos que sean revocados manualmente.

¿Puedo ver mi token de nuevo después de la generación?

No, el token se muestra solo una vez y debe guardarse de inmediato.

¿Es un token KSeF 1.0 válido en KSeF 2.0?

No, los tokens de KSeF 1.0 no son compatibles con KSeF 2.0.

¿Quién necesita un token de acceso KSeF?

Empresas, firmas de contabilidad y usuarios de ERP que emiten o reciben facturas a través de KSeF.